Disse vilkårene gjelder mellom Flexibemanning AS, org.nr. 931 015 737, Årvollskogen 103, 1529 Moss («leverandøren») og bedriften som abonnerer på Flexikompetanse («kunden»). Databehandleravtalen og personvernerklæringen er en del av avtalen. Ved motstrid går databehandleravtalen foran for behandling av personopplysninger, og en skriftlig avtale mellom partene går foran disse vilkårene.
1. Inngåelse og aksept
Avtalen er inngått når kunden har bekreftet en bestilling eller et tilbud skriftlig, for eksempel på e-post, og leverandøren har bekreftet den. Den som aksepterer, bekrefter å ha lest vilkårene og ha fullmakt til å binde kunden. (Forslag, må bekreftes.)
2. Tjenesten
Flexikompetanse er en nettbasert tjeneste for HMS, HR, kurs og internkontroll. Hva kunden har tilgang til, følger av valgt pakke og moduler. Tjenesten brukes i en oppdatert nettleser, og den kan også brukes på mobil.
Tjenesten utvikles løpende. Leverandøren kan endre, erstatte eller fjerne funksjoner, så lenge tjenesten som helhet ikke blir vesentlig dårligere for kunden. Vesentlige endringer varsles minst 30 dager i forveien. (Forslag, må bekreftes.)
3. Bruksrett
Kunden får en ikke-eksklusiv rett til å bruke tjenesten i egen virksomhet i avtaleperioden. Retten kan ikke overdras eller lånes ut til andre. Kunden kan ikke kopiere, dekompilere eller videreselge tjenesten, eller bruke den til å lage en konkurrerende tjeneste.
4. Kundens ansvar
- Kunden er behandlingsansvarlig for opplysninger om egne ansatte og skal ha rettslig grunnlag for behandlingen.
- Kunden styrer egne brukere og tilganger, og er ansvarlig for det brukerne gjør.
- Kunden skal holde innloggingsinformasjon konfidensiell og melde fra straks ved mistanke om misbruk.
- Innhold kunden legger inn skal ikke være ulovlig eller krenke andres rettigheter.
5. Faglig innhold
Tjenesten inneholder ferdige maler, sjekklister, håndboktekster, en oversikt over relevant regelverk og kurs med kursbevis. Innholdet er et hjelpemiddel og et utgangspunkt. Det erstatter ikke kundens egen vurdering av risiko og forhold i egen virksomhet, og det er ikke juridisk rådgivning. Kunden er selv ansvarlig for å tilpasse innholdet og for at virksomheten oppfyller kravene i arbeidsmiljøloven, internkontrollforskriften og annet regelverk. Oversikten over regelverk kan være ufullstendig eller ikke oppdatert, og lenker til lovtekst hos andre gjelder foran vår gjengivelse.
Et kursbevis viser at deltakeren har gjennomført kurset i tjenesten. Det betyr ikke i seg selv at et lovkrav om opplæring er oppfylt. Om kurset er tilstrekkelig, for eksempel for verneombud, arbeidsmiljøutvalg eller førstehjelp, må kunden vurdere selv.
6. Avtaleperiode, fornyelse og oppsigelse
Første avtaleperiode er 12 måneder fra avtalen er inngått. Deretter fornyes avtalen automatisk med 12 måneder om gangen. (Forslag, må bekreftes.)
Hver part kan si opp avtalen med virkning fra slutten av en avtaleperiode, med tre måneders varsel. (Forslag, må bekreftes.) Oppsigelse skal være skriftlig. Kunden sender den til kontakt@flexikompetanse.no, og leverandøren sender den til kundens kontaktperson.
Ved opphør kan kundens administrator laste ned alle bedriftens data fra portalen som en ZIP-fil med dataene i JSON-format og de opplastede filene. Dette er mulig i 90 dager etter at avtalen er avsluttet. (Forslag, må bekreftes.) Deretter slettes dataene som beskrevet i personvernerklæringen og databehandleravtalen.
7. Priser og betaling
Pris følger tilbudet eller avtalen med kunden. Kunden velger årlig eller månedlig fakturering, begge på forskudd, med 14 dagers betalingsfrist. Prisene justeres én gang i året i takt med konsumprisindeksen. Endrer kunden antall ansatte eller moduler, justeres prisen fra neste faktura. (Forslag, må bekreftes.) Andre prisendringer varsles minst 60 dager før de trer i kraft. (Forslag, må bekreftes.)
8. Forsinket betaling
Ved forsinket betaling har leverandøren krav på forsinkelsesrente etter forsinkelsesrenteloven og kan sende kravet til inkasso. Er fakturaen ikke betalt 14 dager etter skriftlig varsel, kan leverandøren stenge tilgangen til den er betalt. (Forslag, må bekreftes.) Kundens administrator skal likevel kunne laste ned bedriftens data mens tilgangen er stengt.
9. Tilgjengelighet og support
Leverandøren tilstreber at tjenesten er tilgjengelig og fungerer, men gir ingen garanti for uavbrutt eller feilfri drift. Tjenesten leveres som den er, utover det som står i disse vilkårene. (Forslag, må bekreftes.) Planlagt vedlikehold som gir nedetid, varsles i forveien når det er mulig.
Support gis på e-post til kontakt@flexikompetanse.no og på telefon +47 402 80 400, hverdager mellom 08.00 og 16.00.
10. Reklamasjon
Mener kunden at tjenesten har en feil eller mangel, skal kunden melde fra skriftlig innen rimelig tid etter at feilen ble oppdaget, og senest 30 dager etter. (Forslag, må bekreftes.) Leverandøren skal da rette feilen innen rimelig tid. Retter leverandøren ikke en vesentlig feil, kan kunden kreve forholdsmessig avslag i prisen for perioden feilen varte.
11. Konfidensialitet
Partene skal holde konfidensielt det de får vite om hverandres virksomhet gjennom avtalen, og ikke bruke det til annet enn å oppfylle avtalen. Plikten gjelder ikke opplysninger som er offentlig kjent, eller som en part må gi fra seg etter lov eller pålegg fra myndighetene. Plikten gjelder også etter at avtalen er slutt. Leverandøren bruker ikke kundens navn eller logo i markedsføring uten skriftlig samtykke fra kunden.
12. Immaterielle rettigheter
Leverandøren eier tjenesten og alle rettigheter til den, også maler, kurs, håndboktekster og kursbevis som leverandøren har laget. Kunden eier sine egne data og det innholdet kunden selv har laget eller lastet opp.
13. Ansvarsbegrensning
Leverandøren er ikke ansvarlig for indirekte tap, som tapt fortjeneste, eller for tap av data, ut over det ufravikelig lov krever. Samlet erstatningsansvar per avtaleår er begrenset til vederlaget kunden har betalt de siste 12 månedene. (Forslag, må bekreftes.) Begrensningene gjelder ikke ved forsett eller grov uaktsomhet.
14. Mislighold og heving
Misligholder en part avtalen vesentlig, og forholdet ikke er rettet 30 dager etter skriftlig varsel, kan den andre parten heve avtalen. (Forslag, må bekreftes.)
15. Force majeure
Ingen av partene er ansvarlige for forsinkelse eller manglende oppfyllelse som skyldes forhold utenfor partens kontroll, og som parten ikke med rimelighet kunne forutse eller unngå. Det kan for eksempel være naturkatastrofer, krig, omfattende strømbrudd, større angrep på datasystemer eller svikt hos en underleverandør som skyldes slike forhold. Parten skal varsle den andre så snart som mulig. Varer forholdet i mer enn 60 dager, kan hver part si opp avtalen med umiddelbar virkning. (Forslag, må bekreftes.)
16. Overdragelse
Kunden kan ikke overdra avtalen uten leverandørens skriftlige samtykke. Leverandøren kan overdra avtalen til et selskap som overtar tjenesten, og varsler kunden om det. (Forslag, må bekreftes.)
17. Endringer i vilkårene
Leverandøren kan endre vilkårene med 30 dagers skriftlig varsel. (Forslag, må bekreftes.) Er endringene vesentlige og til ulempe for kunden, kan kunden si opp avtalen til endringen trer i kraft, uten hensyn til bindingstiden.
18. Språk
Tjenesten finnes på flere språk. Disse vilkårene, personvernerklæringen og databehandleravtalen finnes på norsk og engelsk. Ved motstrid mellom utgavene gjelder den norske teksten.
19. Lovvalg og tvister
Avtalen reguleres av norsk rett. Tvister søkes løst i minnelighet. Lykkes ikke det, avgjøres tvisten av de alminnelige domstolene, med Oslo tingrett som avtalt verneting.